Thông tin thị trường Đức (13): Chương IV: Những điểm cần lưu ý khi kinh doanh với người Đức

E-mail | Bản in | Lưu xem sau

Chương IV: NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý KHI KINH DOANH VỚI NGƯỜI ĐỨC

I. Những lưu ý trong kinh doanh.

1. Tổ chức một cuộc hẹn.

 Ðừng bao giờ đánh giá thấp tính quan trọng của sự đúng giờ trong văn hoá kinh doanh của người Ðức. Ðến trễ 2 hay 3 phút đã bị coi là muộn, đặc biệt khi bạn là người cấp dưới. Chậm 15 phút sẽ bị coi là sự hớ hênh nghiêm trọng và cũng có nghĩa là sự khởi đầu giao động đối với bất cứ mối quan hệ kinh doanh tiềm năng nào.

 Cần phải chuẩn bị hầu hết mọi thứ cho cuộc hẹn. Người Ðức thường cảm thấy không thoải mái khi thảo luận những vấn đề đặc biệt quan trọng là lại tỏ ra "bận rộn", vì thế đừng hy vọng là có thể tạt vào văn phòng mà không thông báo trước bất cứ vấn đề thảo luận chi tiết gì. Hãy lên kế hoạch hẹn gặp từ trước.

 Xác nhận cuộc hẹn thật kỹ lưỡng. Và thường nhắc nhở họ trước ít nhất 1 đến 2 tuần bằng điện thoại, và nếu thiết lập cuộc hẹn bằng thư thì phải có thời hạn ít nhất là một tháng. Nếu bạn không có nhiều thời gian chuẩn bị, đôi khi cũng có thể xắp xếp cuộc hẹn một cách ngắn gọn, hay các cuộc gặp chỉ để giới thiệu thì có thể xắp xếp trong vài ngày trước đó.

 Nếu bạn đến muộn vì bất cứ lý do gì, điều quan trọng là phải gọi điện và thông báo cho người đang đợi. Hơn nữa, bạn phải đưa ra một lời giải thích hợp lý cho sự chậm trễ. Thời gian tốt nhất để hẹn gặp giao dịch kinh doanh là từ 10h00 sáng và 1h00 chiều hoặc 3h00 đến 5h00 chiều. Tránh lên kế hoạch vào chiều thứ Sáu, vì một số văn phòng đóng cửa từ 2h00 hoặc 3:00 chiều ngày thứ Sáu.
 Việc đột nhiên thay đổi thời gian và nơi hẹn gặp sẽ không được đánh giá cao. Cho phép ít nhất là 24 giờ, nếu bạn có thể, để thay đổi hoặc huỷ cuộc hẹn. Cần chuẩn bị kỹ để đưa ra lời giải thích hợp lý.

 Cần thận trọng vào thời kỳ nghỉ phép hoặc lễ hội ở đất nước này. Người Ðức thường có kỳ nghỉ 6 tuần được trả lương, điều đó có nghĩa là một ai đó luôn luôn "đi nghỉ". Vì thế, cần chuẩn bị và tính toán đến điều này khi lập các cuộc hẹn gặp mặt hoặc đến thăm. Thí dụ, người Ðức thường có các kỳ nghỉ dài vào tháng bảy, tám, mười hai và Lễ Phục Sinh, kỳ nghỉ của trường.

2 .Cách chào hỏi.

 Ở Ðức, có hai cách xưng hô, lịch sự và thân mật, người nước ngoài nên dùng cách xưng hô lịch sự "Sie" để gọi một người Ðức. Không chỉ dùng cách nói lịch thiệp, mà còn dùng cách nói lịch thiệp, mà còn lưu ý không được gọi tên đối tác. Thích hợp nhất là nên dùng "Herr"(ông) và "Frai" (bà) để giao tiếp với người Ðức.

 Tước hiệu rất có ý nghĩa đối với người Ðức. Nên khi chào hỏi nếu đối tác có chức vụ, địa vị thì nên nêu rõ, ví dụ: "Ông Tiến sĩ Schmidt" (Herr Doktor Schmidt). Và khi giới thiệu cũng phải cho họ biết rõ người được giới thiệu là ai, có địa vị như thế nào, thuộc lĩnh vực, tầng lớp nào…

 Đón tiếp nồng hậu, ân cần là cách thể hiện thiện trí. Bắt tay là kiểu chào phổ biến của người Ðức. Họ thường xuyên bắt tay, không chỉ trong lần gặp đầu tiên trong ngày mà cả khi kết thúc cuộc đối thoại. Họ thích những cái bắt tay chặt. Thông thường người lớn tuổi hơn hoặc người có quyền thế cao hơn sẽ chìa tay ra trước. Phụ nữ sẽ chìa tay ra trước, nếu người đàn ông không giữ vị trí cao hơn. Một câu trả lời miệng cũng có thể kèm với một cái bắt tay.

 Nam nữ giới nên cúi đầu nhẹ. Khi chào một người khác, nam giới hầu như chỉ cúi đầu nhẹ từ vai và cổ như khi nghiêng người về phía trước. Nếu một ai đó bước vào một căn phòng đầy người, anh ta nên rảo khắp phòng để bắt tay mọi người. Ðồng thời, một câu chào thân thiện "Chào buổi sáng" hoặc "Chúc một ngày tốt lành" trong lúc này là rất thích hợp.

3 .Tặng quà.

Tặng quà là hành động cử chỉ có tính biểu trưng rất quan trọng có mặt trong tất cả các nền văn hoá. Tuy nhiên trong các nền văn hoá khác nhau thì việc tặng quà cũng khác nhau. Vấn đề thiết yếu là phải biết khi nào thì tặng quà và mối quan hệ có ảnh hưởng đến giá trị cao hay thấp của món quà. ở Ðức, một món quà nhỏ đã là lịch sự đặc biệt khi gặp gỡ lần đầu tiên. Nhưng chắc chắn là không tặng quà trước khi đạt tới thoả thuận của bản hợp đồng nếu bạn không muốn dự định của mình sẽ bị hiểu nhầm. Thậm chí những món quà theo kiểu quà lưu niệm nhằm cảm ơn sự giúp đỡ và sự hiếu khách của nhân viên công ty, trong thời gian bạn làm việc với họ cũng được cho là không nên nhưng lại luôn luôn được đánh giá cao. Dưới đây là một số hướng dẫn chung trong văn hóa tặng quà ở Đức:

    Không nên tặng quà cho đến khi bạn nhận quà của người ta trước.

    Tặng quà không là phần chính trong kinh doanh ở Ðức, do đó chỉ tặng quà khi thật sự cần thiết và biết chắc rằng điều đó không bị hiểu theo nghĩa khác.

    Quà tặng chỉ được mong đợi cho các sự kiện mang tính xã hội, đặc biệt là để tỏ lòng biết ơn của bạn sau khi được mời về nhà hay mời ăn tối.

    Ðừng nên chọn những món quà quá đắt tiền, vì sự rộng rãi của bạn có thể được hiểu là sự hối lộ, đây là điều tối kỵ trong văn hóa kinh doanh Ðức.

    Những bưu thiếp cũng có thể là thích hợp, đặc biệt là để bày tỏ lòng biết ơn về mối quan hệ làm ăn. Và phải chắc chắn rằng thiệp đó sẽ được gửi đến trước lễ Giáng Sinh ( nếu là thiệp mừng Giáng Sinh và Năm mới).

 Những món quà nên tặng:

•    Tốt nhất nên chọ những cây viết tốt, máy tính cá nhân, văn phòng phẩm trang nhã có in logo của công ty.

•    Khi được mời về nhà của một người Ðức, bạn nên mang theo một bó hoa cho người chủ nhà và bó hoa đã bỏ giấy bọc (trừ trường hợp giấy bọc quá đẹp).và khi đó thì chocolate ngon có thể là một món quà thích hợp.

•    Nếu bạn quyết đinh mang theo rượu, thì nên chọn một loại rượu ngoại nhập, ngon. Hay có thể mang một loại rượu đặc sản từ quê hương mình và một loại rượu vang đỏ đặc biệt được nhập từ nước ngoài. Tuy nhiên, nếu quà bạn mang là một loại rượu Ðức, thì có thể họ nghĩ là bạn chê rượu của họ.

•    Nếu bạn ở cùng với một gia đình người Ðức, quà tặng có thể lựa chọn là sách có tranh ảnh về đất nuớc của bạn hay bất cứ cái gì hợp với sở thích của vị chủ nhà và lại có tính tượng trưng cho đất nước bạn.

•    Một đặc sản của quê hương bạn cũng là một gợi ý hay để làm quà tặng miễn sao nó không quá lạ là được.

 Nhứng món quà nên tránh:

•    Tránh tặng hoa hồng đỏ vì nó tượng trưng cho tình yêu; hoa huệ trắng lại được dùng cho các buổi tang lễ. Tránh hoa Thạch Nam miền Bắc nước Ðức, vì ở khu vực này, loại hoa này thường được trồng ở các nghĩa trang và do đó nó được tin rằng sẽ mang đến cho người ta những điều bất hạnh.

•    Quần áo, nước hoa và những mỹ phẩm khác được xem là quá riêng tư để làm quà tặng. Tuy nhiên theo tập tục của Ðức thì khăn choàng cổ có thể làm quà được.

•    Tránh tặng rươụ vang Ðức và bia cho người Ðức bởi rất nhiều những loại bia ngon nhất trên thế giới thì đã được sản xuất và bày bán rộng rãi ở đây.

4 .Trang phục trong kinh doanh.

 Trong văn hóa kinh doanh Ðức, trang phục mang tính thủ cựu rất cao. Áo vest sẫm màu, cà vạt là tiêu chuẩn chung. Áo ngắn tay cũng có thể được chấp nhận. Ngược lại vải kaki và những cách ăn mặc kém trịnh trọng thường không được chấp nhận trong kinh doanh.

 Trang phục trong các tổ chức kinh doanh và ngân hàng thường là trang phục chính thức, đó là bộ com lê mầu sẫm cho cả hai giới. Thư ký và nhân viên hiếm khi mặc com lê nhưng lại là trang phục tiêu chuẩn cho nhà quản lý cấp cao. Trong các ngân hàng, đàn ông có xu hướng mặc lễ phục hơn so với đồng nghiệp là nữ giới, thường là bộ com lê và ca vạt. Quy định về trang phục trong ngày công nghệ tin học thì thất thường.

 Việc ăn mặc phải rất trịnh trọng, đối với cả đàn ông cũng như phụ nữ trong bất cứ dịp nào.Ðối với đàn ông thì một bô com-plê màu tối hay xám, một áo sơ mi mầu trắng, và một chiếc cà vạt màu dịu là hợp nhất . Trong các văn phòng công ty thì một chiếc nơ bướm được thắt bằng tay được cho là xứng đáng. Ðối với một cuộc gặp mang tính xã hội thì không cần mặc một bộ đồ thật đẹp, mà thường là một chiếc áo vest thường và một chiếc cà vạt. Ðối với phụ nữ trong kinh doanh thì một cái áo vest hợp thời và một cái áo đầm là đủ tiêu chuẩn.

 Điểm đặc biệt là dù ở nhiệt độ rất cao nhưng người Ðức thường vẫn mang cả chiếc áo vest và cà vạt, vì vậy bạn cũng nên như thế trừ phi người đồng sự của bạn yêu cầu cởi ra.

 Nên đeo trang sức ở mức tối thiểu và chắc chắn rằng nó là hàng cao cấp. Hãy bỏ chiếc đồng hồ rẽ tiền ở nhà. Tương tự với những cây bút. Ở Ðức, các dụng cụ để viết có một kiểu tôn sùng theo sau nó, vì thế hãy mang theo một cây bút tốt nhất trong cuộc gặp gỡ kinh doanh. Nó sẽ được chú ý và được nhận ra.

 Phụ nữ cần tránh ăn mặc quá lộng lẫy, trang điểm quá mức với các đồ trang sức hoặc các mặt hàng thể hiện sự giàu có, đặc biệt ở Ðông Ðức vì mức sống của người dân ở khu vực này vẫn còn thấp hơn so với mức sống của người ở Tây Ðức do đó sự khoe của có thể gây nên sự oán giận. Phần lớn đàn ông và phụ nữ Đức đều không sử dụng nhiều nước hoa.

 Khi bạn nhận được một lời mời mà nói rõ là ăn mặc "không cần đúng nghi thức” đừng nghĩ rằng bạn sẽ được đón tiếp khi mặc áo sơ mi và quần đùi hay trong một chiếc áo thu nhễ nhại mồ hôi. Ðối với các cuộc hội họp, trang phục bình thường có nghĩa là bộ quần áo phối hợp trang nhã có thẩm mỹ, tuy nhiên không cần thiết phải là áo vest và ca vạt đối với đàn ông. Một lời mời nêu rõ "ăn mặc sang trọng" thường có nghĩa là phải ăn mặc một cách thời trang.

 Hầu hết các nhà hàng không yêu cầu đàn ông phải mặc comlê và đeo ca vạt, tuy nhiên đối với những nhà hàng sang trọng thường mong đợi khách hàng cả nam và nữ đều ăn mặc đẹp. (Chú ý quan trọng: những khách hàng quen thông thường tự do lựa chọn bàn và vị trí ngồi, tuy nhiên trong các nhà hàng sang trọng khách hàng dường như được chỉ dẫn chỗ ngồi).

 

( Nguồn: sưu tầm trên internet )